Cahier des charges aménagement bureaux

Que contient le cahier des charges d'un aménagement de bureaux ?

Un cahier des charges d'aménagement sert à rendre des offres comparables entre elles. Il décrit l'état existant, le besoin, les contraintes du bâtiment et la forme attendue des réponses. Les lots qu'il couvre sont presque toujours les mêmes, et les vitrages y figurent à deux endroits distincts, ce qui est la première source de confusion.

Enveloppe et cloisonnement : cloisons pleines, cloisons vitrées, portes, impostes. C'est ici que se décide la quantité de verre du plateau.
Sols, plafonds, peinture, puis électricité, courants faibles, CVC.
Mobilier et signalétique.
Habillage des vitrages : marquage réglementaire des parois vitrées, films de confidentialité, décor et logo. C'est le lot dont il est question ici.
Réception, documents à remettre, entretien.

À quel moment le lot vitrages se décide-t-il ?

Après le plan de cloisonnement, et avant la pose du mobilier. L'ordre compte, parce qu'un film se pose sur un verre propre, accessible sur toute sa surface, et qu'un poste de travail installé contre une cloison vitrée rend sa face intérieure difficile à traiter sans démontage.

Un deuxième ordre, interne au lot, est souvent oublié dans les cahiers des charges : sur un même vitrage, le film technique se pose avant le décor. Un film de sécurité doit adhérer au verre pour retenir le panneau, donc il ne se superpose pas à une vitrophanie déjà en place. Écrire les deux besoins dans le même lot évite une dépose et une repose complètes.

Plan de cloisonnement validé : on sait quelles parois sont vitrées, et lesquelles sont le long d'un cheminement.
Relevé des vitrages : le verre visible entre les joints ou les parcloses, pas la dimension du châssis. Le détail est dans le guide du relevé de cloisons pour un DCE.
Usages par zone arrêtés : salle de réunion, phone box, bureau de direction, open space, accueil.
Commande des films, puis pose avant l'arrivée du mobilier quand le planning le permet.

Quelles exigences écrire pour les vitrages ?

Une exigence utile est une exigence vérifiable. Le tableau suivant reprend, pour chaque sujet, ce qui s'écrit dans le cahier des charges et ce qu'il faut demander en retour dans l'offre, pour que deux réponses soient comparables.

Sujet	Ce qui s'écrit dans le cahier des charges	Ce qu'on demande dans l'offre
Marquage des parois vitrées	Les locaux concernés, et s'ils reçoivent du public ou non	La hauteur et la continuité du marquage proposé, et le texte sur lequel elle s'appuie
Confidentialité	Le niveau attendu par zone : vue coupée, vue filtrée, vitrage libre	Le type de film retenu zone par zone, et son rendu de jour comme de nuit
Réaction au feu	L'exigence du bâtiment, si le bureau de contrôle en a formulé une	Le procès-verbal de classement du film proposé
Identité visuelle	La charte, les fichiers vectoriels disponibles, les validations attendues	Les simulations sur photos du site avant fabrication
Site occupé	Les plages horaires autorisées, les accès, les étages, le bruit toléré	Le mode opératoire, le phasage et la remise en état quotidienne
Fin de vie	La dépose à prévoir, par exemple en fin de bail	La méthode de dépose et l'état de remise attendu

Comment écrire l'exigence réglementaire sans se tromper ?

C'est le point où les cahiers des charges d'aménagement se trompent le plus souvent, en mélangeant deux textes qui ne visent pas les mêmes locaux. Le Code du travail s'applique aux locaux de travail et demande un repérage des parois transparentes ou translucides, sans donner de hauteur chiffrée. L'arrêté du 20 avril 2017 s'applique aux établissements recevant du public. Un plateau de bureaux avec un accueil ouvert au public peut relever des deux.

La bonne formulation dans un cahier des charges n'est donc pas « marquage à 1,10 m et 1,60 m », reprise telle quelle d'un autre document, mais la désignation des locaux et de leur régime, en laissant le candidat justifier la hauteur qu'il propose et le texte qui la fonde. Les deux guides détaillent chaque cas : vitrophanie PMR et arrêté du 20 avril 2017 et vitrophanie et Code du travail. Pour savoir lequel s'applique à vos locaux, voir bureaux, ERP ou les deux.

Désignez les locaux et leur régime, plutôt que de recopier une hauteur.
Demandez au candidat d'indiquer le texte sur lequel il s'appuie.
Prévoyez la validation par votre bureau de contrôle ou votre coordinateur sécurité, et dites-le dans le document.
Demandez les procès-verbaux des films proposés, si une exigence de réaction au feu existe sur le bâtiment.

Quelles erreurs reviennent dans ces cahiers des charges ?

Elles tiennent rarement au vocabulaire technique et presque toujours à l'ordre des opérations ou à une surface mal relevée.

Donner la dimension du châssis au lieu du verre visible : les films sont fabriqués à la cote, et un relevé pris sur le cadre produit des lés trop grands.
Oublier les impostes et les allèges dans le relevé, alors qu'elles font partie de la paroi vitrée à traiter. Le cas des cloisons sur allège est détaillé dans cloison vitrée sur allège.
Placer le lot vitrages après le mobilier dans le planning, ce qui rend certaines faces inaccessibles sans démontage.
Décrire un décor sans dire le niveau de confidentialité attendu : deux films très différents peuvent répondre au même visuel, avec un résultat opposé sur la vue.
Ne rien prévoir pour la dépose, alors qu'un bail en fin de course impose souvent une remise en état.
Commander un film de confidentialité avant d'avoir tranché l'éclairage : un film qui coupe la vue le jour peut ne plus la couper le soir, quand la pièce est éclairée et l'extérieur sombre. Le cas est expliqué dans film sans tain, jour et nuit.

Comment rendre les offres comparables sur ce lot ?

En imposant la forme de la réponse, pas seulement son contenu. Un lot vitrages chiffré au mètre carré global ne se compare pas à un lot chiffré par zone, et deux offres qui ne retiennent pas le même film ne se comparent pas du tout.

Demandez un chiffrage par zone, avec la surface retenue par le candidat : vous verrez immédiatement qui a relevé le site et qui a estimé.
Demandez le nom commercial et la référence du film proposé pour chaque zone.
Demandez les documents du fabricant joints à l'offre, plutôt que promis après commande.
Demandez une simulation sur photo du site pour les zones visibles, avant fabrication.
Demandez le mode opératoire sur site occupé, si le plateau reste en service pendant les travaux.

Qui valide quoi dans ce lot ?

Trois signatures différentes se croisent, et les confondre fait perdre des semaines. Les services généraux ou l'office manager valident l'usage et le planning. La communication ou la direction valide le visuel et la charte. Le bureau de contrôle, ou le coordinateur sécurité, valide la conformité du marquage et, s'il y a lieu, la réaction au feu. Le bailleur intervient en plus quand le bail encadre les modifications visibles depuis l'extérieur, ce qui est fréquent.

Le guide faire valider un projet de vitrophanie détaille cet enchaînement, et vitrophanie, bail et bailleur traite le cas des façades et des enseignes. Pour l'aménagement global, au-delà des vitrages, l'agence du groupe SORA documente la conduite de projet sur l'agencement de bureaux.

Vous rédigez ce cahier des charges maintenant

Le modèle du seul lot vitrophanie, prêt à copier et à remplir, est sur la page cahier des charges vitrophanie : contexte, périmètre, usages, exigences, validation, conditions d'intervention, planning et livrables. Il s'insère tel quel dans un cahier des charges d'aménagement plus large.

Si le relevé des vitrages n'est pas encore fait, c'est par là qu'il faut commencer : c'est la pièce qui manque le plus souvent aux dossiers que nous recevons, et celle qui empêche de comparer deux offres. Nos chefs de projet le réalisent sur site et le remettent sous forme de tableau par zone.

Questions fréquentes

Où placer le lot vitrages dans un cahier des charges d'aménagement de bureaux ?

Avec le cloisonnement, pas avec le mobilier. La quantité de verre du plateau et le besoin de confidentialité par zone se décident au moment du plan de cloisonnement, et la pose des films se fait avant l'arrivée du mobilier quand le planning le permet.

Faut-il écrire une hauteur de marquage dans le cahier des charges ?

Non, il vaut mieux désigner les locaux et leur régime, locaux de travail ou établissement recevant du public, et demander au candidat de justifier la hauteur qu'il propose et le texte sur lequel il s'appuie. Recopier une hauteur lue ailleurs fait perdre la trace du texte applicable.

Quelle surface indiquer pour les vitrages ?

Le verre visible entre les joints ou les parcloses, zone par zone, et non la dimension du châssis. Les films sont fabriqués à la cote : un relevé pris sur le cadre produit des lés trop grands et un ajustement sur site.

Peut-on demander la pose pendant les heures de bureau ?

C'est possible sur certaines zones, mais cela se décrit dans le cahier des charges : plages horaires autorisées, accès, étages, bruit toléré, remise en état quotidienne. Le guide de la pose sur site occupé détaille le phasage.

Faut-il prévoir la dépose dès le cahier des charges ?

Oui, surtout en bail commercial. La dépose et l'état de remise attendu s'écrivent au même endroit que la pose, car ils dépendent du film choisi et du support.

Le lot vitrages peut-il être chiffré en une seule ligne au mètre carré ?

Il peut l'être, mais les offres cessent alors d'être comparables : le film n'est pas le même selon la zone, et la surface retenue par chaque candidat n'apparaît plus. Un chiffrage par zone, avec la surface et la référence du film, montre qui a relevé le site.

Cahier des charges d'aménagement de bureaux : la place du lot vitrages